PENGENALAN

Teknologi Maklumat dan Komunikasi adalah satu platform atau medium efektif untuk membantu  dan memudahcara dalam pelbagai urusan kerja atau rutin harian daripada kaedah tradisional (manual) kepada kaedah moden (canggih). Teknologi ini bukan sahaja menjimatkan kos, masa atau tenaga, malah meningkatkan keupayaan pengurusan kerja dan produktiviti suatu perkhidmatan dalam organisasi kerja itu sendiri.

Menjadi keutamaan Pejabat Tanah Marang (PTM), untuk menambahbaikkan dan memantapkan system pengurusan kualiti serta petadbiran kerja melalui penggunaan ICT yang menepati keperluan kerja dan efisian.

Bagi implementasi dan integrasi teknologi ini bersama dengan pelbagai prosedur kerja yang sedia ada, satu bentuk perancangan dan pembangunan  perlu dirangka sewajarnya serta dipersetujui sepenuhnya oleh warga pengurusan dan petadbiran PTM. Oleh itu, Pelan Perancangan Strategik ICT PTM ini telah dikenalpasti dan dibentuk, bersesuaian dengan objektif kualiti organisasi, yang memerlukan sistem penyampaian kualiti perkhidmatan ditingkatkan dan dikawalselia bagi setiap unit kerja PTM. Perancangan ini meliputi selama 3 tahun bermula dari tahun 2009 hingga 2012.

Pelan Perancangan Strategi ICT PTM merupakan blueprint penggunaan ICT bagi organisasi PTM supaya teknologi ini adalah cost effective dan selaras dengan keutamaan pengurusan dan kehendak operasi organisasi. Pelan ini akan dilaksanakan berdasarkan Garis Panduan Pelan Strategi ICT bagi Sektor Awam versi 1.0 yang dikeluarkan oleh Unit Permodenan Pentadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada 17 Ogos 2003. Dalam garis panduan ini, sebanyak 4 peringkat utama (major stages) yang menggunakan formula persoalan kenapa (Why), Apa (What), Bagaimana (How), dan Bila (When), telah diperuntukkan iaitu:

1.   Peringkat 1 :  Menganalisis Persekitaran Perkhidmatan (Business Enviroment)
2.   Peringkat 2 :  Menganalisis Persekitaran ICT
3.   Peringkat 3 :  Membentuk Strategi ICT; dan
4.   Peringkat 4 :  Membentuk Pelan Implementasi
   

PERSEKITARAN ICT MASA KINI DI PTM

Penggunaan kemudahan ICT di PTM masa sekarang, adalah pada tahap penggunaan Rendah (Low or Beginner) di mana tahap literasi dan penembusan (penetration) ICT dalam organisasi PTM khususnya End Users, masih kecil dan pada peringkat permulaan. Secara puratanya, end users seperti kerani-kerani setiap unit pada ketika ini hanya mengetahui asas penggunaan computer tetapi mahir dalam perisisan aplikasi yang digunakan setiap rutin kerja harian. Contohnya, seorang kerani pendaftaran tanah, mempunyai kemahiran Microsoft Word atau Excel sahaja, tetapi dapat mengendalikan aplikasi SPTB (Sistem Pendaftaran Tanah Berkomputer) dengan baik sekali.

Kadar penggunaan internet di kalangan warga PTM juga masih rendah dan ini menggambarkan secara asasnya terhadap kadar penembusan penggunaan ICT dalam organisasi. Mereka hanya menggunakan perisian aplikasi kerja tertentu sahaja dan tidak menggunakan internet untuk perolehan maklumat yang berguna untuk sesi kerja mereka. Sebagai contohnya, seorang kerani surat ingin mendapatkan alamat Jabatan Pendaftaran Negara, lantas dia akan mencari mana-mana dokumen yang berkaitan atau bertanya kepada staf kaunter pertanyaaan untuk maklumat tersebut. Sebenarnya, kerani ini boleh mendapatkan alamat jabatan itu hanya dengan mencari dalam laman web google atau yahoo dan melayari laman web Jabatan Pendaftaran Negara.  Atau kerani ini boleh mencipta satu fail Microsoft Excel untuk memasukkan mana-mana alamat jabatan kerajaan atau agensi swasta untuk memudahkan kerja-kerja harian beliau pada masa kelak. Antara perisian atau sistem yang digunakan di PTM ialah:

1. Sistem Pendaftaran Tanah Berkomputer (SPBT)
2.   Intergrated System of Land Revenue (iSOLAR)
3. Sistem Perakaunan Elektronik Berkomputer Standard (SPEKS)
4. e-mohon
5. e-consent
6. Human Resource Management Information System (HRMIS)

ANALISIS PERANCANGAN STRATEGIK BERDASARKAN TOWS MATRIX

Pelan Perancangan Strategik ICT PTM juga menggunakan metodologi Matriks TOWS (Threats, Opportunities, Weaknesses and strengths) di mana gabungan 2 elemen daripada 4 elemen kesemuanya (ancaman. Peluang, Kelemahan dan Kekuatan) disilangkan atau dihubungkait untuk mrnggambarkan dan menerangkan suatu analisis dengan lebih jelas dan punca-punca masalah pelaksanaan dapat dilaksanakan.

STRATEGI-STRATEGI PERANCANGAN ICT

Setiap pelaksanaan suatu proses, harus perancangannya. Bagi melaksanakan proses implementasi dan penambahbaikan ICT dalam organisasi PTM, 4 bentuk strategi telah digariskan dalam Pelan Perancangan Strategik ICT PTM ini iaitu:

1. Penyelarasan dan Pematuhan Dokumentasi Pelaksanaan ICT;
2. Penambahbaikan Perkakasan serta Infrastruktur ICT;
3. Inovasi dan Integrasi Perisian Aplikasi Berasaskan Konsep Open Source; dan
4. Latihan Kemahiran, Kursus Literasi serta Kempen Kesedaran ICT.